Heeft u materiaal (archiefstukken, boeken, foto's, films etc.) waarvan u denkt dat het waardevol kan zijn voor het Gemeentearchief Kampen, neemt u dan contact met ons op. Wij zijn altijd geïnteresseerd, maar nemen niet alles aan.

Belang archieven en collecties van particulieren

Het Gemeentearchief Kampen beheert naast de gemeentelijke (overheids)archieven ook diverse archieven en collecties van particulieren. Dit kunnen zowel instellingen als personen zijn. Overbrenging van particuliere archieven is niet wettelijk verplicht, maar vrijwillig. Dat wil niet zeggen, dat particuliere archieven niet belangrijk zijn voor het Gemeentearchief Kampen. Om een getrouw beeld te geven van het cultureel erfgoed zijn ook particuliere archieven onmisbaar. 

Criteria en overdracht van uw archief of collectie

1. U neemt contact op met het Gemeentearchief Kampen voor het maken van een afspraak.
2. Bij elke overdracht wordt gekeken of uw archief of collectie binnen de collectie van het Gemeentearchief Kampen past:
   1. het aangeboden materiaal moet betrekking hebben op Kampen en omgeving (regio IJsseldelta),
   2. het materiaal moet passen binnen het acquistitiebeleid van het Gemeentearchief Kampen.
3. Past het binnen de collectie van het Gemeentearchief Kampen, dan moet bij u ter plaatse gecontroleerd worden of het archief in goede en geordende staat verkeert:
   1. is het materiaal vrij van ongedierte en schimmels ? (er wordt een test gedaan door de archiefmedewerker),
   2. is het materiaal goed verpakt? (er wordt gekeken naar gebruikte verpakkingsmaterialen; zonodig stelt het Gemeentearchief Kampen dit materiaal gratis ter beschikking),
   3. is het materiaal voldoende toegankelijk en geordend? (er wordt gekeken naar sortering, volgorde en opbouw van het aan te bieden materiaal).
4. Voldoet uw aangeboden materiaal niet aan deze criteria dan dient u zelf te zorgen dat dit in orde gemaakt wordt. Een instructie voor het bewerken van particuliere archieven treft u aan onder Bewerking van particuliere archieven en collecties.  Het Gemeentearchief Kampen kan u hier bij adviseren.
5. Voordat het materiaal daadwerkelijk fysiek naar het Gemeentearchief Kampen komt, wordt de overdracht in een overeenkomst geregeld. Een particulier archief kan geschonken worden of in bewaring gegeven worden. In geval van schenking is het Gemeentearchief Kampen volledig verantwoordelijk voor het beheer en behoud van het archief. Als een archief in bewaring gegeven wordt blijft het eigendom van de particulier maar wordt het beheerd door het Gemeentearchief Kampen.
6. Als alles geregeld is kan het materiaal naar het Gemeentearchief Kampen overgebracht worden. Nadat de gegevens verwerkt zijn in het collectiebeheerssysteem, kan het materiaal - waarvan het afgesproken is -  ter beschikking gesteld worden aan het publiek.