Waarom en door wie moet een particulier archief bewerkt worden?

Als uw archief of verzameling interessant is voor het Gemeentearchief Kampen gaan we kijken naar de staat waarin het verkeert.

Als u uw archief of collectie aan het Gemeentearchief Kampen wilt overdragen dient dit in goede, geordende staat te zijn. Zo moet het materiaal in zuurvrije dozen en omslagen zitten (dit materiaal wordt indien nodig door het Gemeentearchief Kampen ter beschikking gesteld) en moet het archief voorzien zijn van een zogeheten toegang, dit is een lijst waarop aangegeven staat welke stukken bij dit archief behoren, overtollige stukken moeten weggegooid worden. Als een archief níet aan deze eisen voldoet, zullen wij u vragen om ervoor te zorgen het om te pakken en te beschrijven wat er in zit, zie hiervoor onderstaande plan van werkzaamheden:

Plan van werkzaamheden die gedaan moeten worden voordat een archief of collectie aan het Gemeentearchief Kampen overgedragen kan worden.

1. Sorteren en verwijderen
2. Ompakken
3. Beschrijven en nummeren
4. Afwerken

Ad 1. Sorteren en verwijderen:

Bepaal de structuur van uw archief.

Maak stapels van stukken of mappen die bij elkaar horen. Sorteer grofweg op thema.

Tip: het volgende basismodel kan vaak toegepast worden:

Thema's

Onderwerpen ( Voorbeelden van stukken )

Stukken betreffende de organisatie

Akten van oprichting en opheffing, Huisregels of statuten, aanstelling van het bestuur, notulen of verslagen van vergaderingen van het bestuur, jaarverslagen.

Stukken betreffende de gebouwen

Akte van eigendom van een pand, bouwvergunning, foto's van de locatie

(overzichten van het onderhoud of gebruik van het gebouw zoals offertes voor werkzaamheden, meterstanden mogen weggegooid worden).

Stukken betreffende de financiën

Begroting, jaarrekening (als deze twee aanwezig zijn mogen bankafschriften, kwitanties en rekeningen weggegooid worden).

Stukken betreffende het personeel

Personeelsoverzicht, organogram / schematisch overzicht van functies, personeelsdossiers, foto's van jubilea, personeelsuitjes e.d. (als er een personeelsoverzicht of personeelsdossiers aanwezig zijn, mogen adreslijsten weggegooid worden).

Stukken betreffende de werkzaamheden

Alles wat een beeld geeft van waar de organisatie zich mee bezighield; jubileumuitgaven, instructies, voorbeelden van folders, eigen publicaties,

foto's, film, dvd's en geluidsbanden.

Stukken betreffende de correspondentie

Briefwisselingen (ook mailverkeer) over diverse onderwerpen, en -indien bewaard gebleven- het brievenboek of de postregistratie.

Per stapel van een thema: Sorteer het als het kan verder op onderwerp en maak hier bundels of kleine stapels van. Tip: u kunt stroken papier / karton er tussen leggen met daarop het onderwerp om de bundels uit elkaar te houden.

Leg de stukken binnen een onderwerp vervolgens op datum (van oudste document naar jongste document) en verwijder dubbele exemplaren, werkaantekeningen en kopieën.

Ad 2. Ompakken

Verwijder de oude verpakking. Haal stukken uit oude dozen, plastic mappen, ordners, snelhechters of hangmappen. Verwijder zoveel mogelijk ijzerwaren: nietjes en paperclips, want die gaan na een paar jaar roesten en maken het papier kapot.

Maak voor elk onderwerp een nieuwe omslag en leg de stapel die u eerder gemaakt heb erin. Past het niet in één omslag dan gebruikt u er meerdere. Gedrukte boeken hoeven niet in een omslag.

Ad 3. Beschrijven en nummeren

Schrijf met een potlood op elke omslag een nummer.

Houd het eenvoudig en gebruik gewoon de normale cijfertelling met hele cijfers. (Geen romeinse cijfers, letters of combinaties). Elk nummer mag maar 1 keer voorkomen!

Houd terwijl u met ompakken bezig bent een lijst bij waarop u per omslag opschrijft:

• het omslagnummer,
• het thema,
• het onderwerp en het begin en eindjaar van de stapel stukken die erin gaan.

Ad 4. Afwerken

Leg de omslagen op numerieke volgorde: Van 1 tot XXX. Begin met nummer 1 en stop de omslagen in archiefdozen. Schrijf met potlood op de archiefdoos welke omslagnummers erin zitten. Let op: niet te veel omslagen in één doos! Je hand moet nog makkelijk in de doos kunnen als er een aantal omslagen in zitten.

Verwerk de lijst die u bij stap 3 in klad gemaakt hebt in een nette (bij voorkeur digitale) lijst.

Een inleiding of historisch verhaal:

Voor toekomstige onderzoekers is het prettig als zij achtergrondinformatie hebben bij het archief. Dit is geen verplicht onderdeel, maar het schrijven van een inleiding over het wel en wee van de organisatie en het archief is een prettige bonus. Zo'n verhaal kan op een later tijdstip toegevoegd worden aan de lijst.

Het eindresultaat:

Keurig verpakte, gesorteerde stukken in archiefdozen met een lijst die het overzicht bevat van alle omslagen en hun inhoud: de thema's met onderwerpen en periode.

Tot slot:

De instructie hierboven is een handreiking voor het verzorgen van een archief en het maken van een toegang door particulieren zonder archiefopleiding. U bent vrij in de wijze waarop u tot het eindresultaat komt zolang onderstaande voorwaarden maar in acht genomen worden:

• Oud verpakkingsmateriaal en ijzer verwijderen en opnieuw verpakken in zuurvrij papier en karton.
• Een ordening in de stukken aanbrengen en overtollige stukken weggooien.
• Het archief beschrijven: een overzicht van de geordende stukken op onderwerp en met periode.