Algemeen

De overheid is verplicht om de onder haar berustende archieven te bewerken. Circa 75% wordt na selectie vernietigd. De overige 25% wordt bewaard tot in lengte van jaren.

Dat het merendeel wordt vernietigd komt vanwege de bedrijfsvoering. Wanneer de taak is volbracht wordt het dossier gesloten. Bijvoorbeeld de uitvoering van de financiële administratie wordt 7 jaar bewaard en daarna is de waarde vervallen en kan het worden vernietigd.

De waardering of dossiers voor bewaren of vernietiging in aanmerking komen is gebaseerd op de Archiefwet en -besluit 1995. De wetgever heeft bepaald dat een deel wordt bewaard om het overheidshandelen te controleren, voor de recht- en bewijszoekende burger en voor historisch onderzoek. Het te bewaren archief wordt na 20 jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats waar ze in principe openbaar is voor iedere burger. Aan deze ruimte stelt de wetgever zeer hoge eisen. Zo moet de bewaarplaats beschermd zijn tegen calamiteiten zoals brand, inbraak, wateroverlast, instorting en explosie.

We zien dat de archieven steeds meer verschuiven van papier naar digitaal. Papier is geduldig, digitale informatie niet. Dit betekent dat er dan ook andere eisen aan gesteld moeten worden.
Digitale archieven die voor vernietiging in aanmerking komen kunnen door middel van de delete knop op de computer gelijk verwijderd worden. De te bewaren digitale archieven vereisen daarentegen een grote deskundigheid om  ook raadpleegbaar te blijven voor de toekomst. De houdbaarheid van deze bestanden is namelijk vaak zeer beperkt omdat de IT industrie steeds met nieuwe systemen en programma's komt. Conversiebeheer en updates komen daarbij om de hoek kijken. De archiefbeheerder verandert daardoor steeds meer in een informatiemanager.

De hierboven genoemde taken vallen volgens de Archiefwet 1995 onder de verantwoordelijkheid, indien benoemd, van de gemeentearchivaris.

Gemeentearchief Kampen

Het Gemeentearchief Kampen bewaart een kleine 400 archieven met een omvang van  2,5 km. Het betreft archieven van de gemeente Kampen en de omliggende kernen Grafhorst, 's-Heerenbroek, Kamperveen IJsselmuiden, Wilsum en Zalk.

Ook de archieven van de voormalige gemeente Schokland zijn ondergebracht in het Gemeentearchief Kampen. Daarnaast worden er rechterlijke archieven en archieven van waterschappen en polders bewaard.
Naast deze overheidsarchieven zijn er ook veel particuliere archieven in het Gemeentearchief Kampen. De kerkarchieven nemen daaronder een belangrijke plaats in. Maar er zijn ook archieven van sportverenigingen en fabrieken zoals de sigarenindustrie, Kanis & Gunnink en Berk. Kortom de hele neerslag van het maatschappelijk leven is in het Gemeentearchief Kampen te vinden.

Vooral de geschiedenis van het archief  van de Stad Kampen is bijzonder. De charterverzameling, waarvan het oudste stuk de oorkonde van de Deense koning Abel uit 1251, is nagenoeg compleet. Pas in 1830 is deze verloren gewaande collectie teruggevonden in de Schepentoren van het Oude Raadhuis. In 1842 werd mr. Johan Christiaan Bijsterbos benoemd als gemeentearchivaris. Daarmee was Kampen de derde gemeente in Nederland die tot benoeming van een dergelijke functionaris overging. In 1830 had Leeuwarden een archivaris benoemd en in 1841 was 's-Hertogenbosch daartoe overgegaan. Tot op de dag van vandaag heeft Kampen een gemeentearchivaris. Nu, 170 jaar na de benoeming van Bijsterbos, is Margreet Vink-Bos de gemeentearchivaris.